Organización de eventos gastronómicos: Consejos para que sea todo un éxito

La organización de eventos gastronómicos está de moda y es que, cada vez son más las empresas que deciden organizar un evento para dar a conocer su empresa y/o sus productos entre su público o administraciones públicas como ayuntamientos, donde organizan eventos para conseguir aumentar las visitas de turistas a su pueblo o ciudad como pueden ser las rutas, catas, conciertos…Además de los eventos gastronómicos, hay otro tipos como pueden ser los eventos deportivos, empresariales, y aunque, en casi todos hay que tener en cuenta casi los mismos puntos para su organización y desarrollo, en este post nos vamos a centrar en la organización de eventos gastronómicos.

Para que nuestro evento sea todo un éxito, además de su organización, es muy importante la creatividad y la imaginación, es necesario que seamos capaces de sorprender y que los asistentes sean capaces de recordar el evento una vez éste haya finalizado.

La impresión que se puedan llevar los asistentes de nuestro evento es fundamental y por ello, hay que pensar en todos los detalles desde su comunicación hasta su realización y posterior agradecimiento por su asistencia.

En un evento gastronómico no se busca sólo comer y beber, sino, que todo lo que constituye el evento sea una experiencia única que juega con los cinco sentidos.

A continuación, vamos a pasar a enumerar varios factores claves que hay que tener en cuenta en la organización de eventos gastronómicos:

Estrategia: es muy importante que antes de empezar a organizar el evento gastronómico, se defina cuál va a ser la estrategia del evento y dentro de la estrategia, tener en cuenta si va a haber oradores y quiénes van a ser; si vamos a firmar acuerdos con sponsors o patrocinadores y sus condiciones; el contenido del evento y por qué va a ser interesante para los asistentes; cómo vamos a realizar la comunicación para llegar a la gente y por último, pero no menos importante, cuáles van a ser los recursos que vamos a necesitar para llevarlo a cabo.

Detalles: en la organización del evento gastronómico tendremos que tener en cuenta multitud de detalles que en un principio se nos pueden pasar por alto, pero que tendremos que tener en cuenta para poder conseguir que el evento sea todo un éxito. Detalles como el salón, la ubicación del evento, el catering, las entradas…. son muy importantes que las tengamos en cuenta y que además, lo planifiquemos con tiempo.

Promoción: Aunque pensemos que nuestro evento gastronómico es muy interesante para el sector al que nos dirigimos, tenemos que tener en cuenta que nada se vende por sí solo, y que es muy importante que analicemos previamente cómo vamos a comunicar nuestro evento, a quién queremos llegar y qué recursos tenemos para poder hacerlo. Envía invitaciones por email (teniendo en cuenta el reglamento de protección de datos), difunde el evento por redes sociales (es gratis y efectivo), informa a todos tus conocidos que tengan relación con el sector, contacta con Blogs y prensa y envíales una nota de prensa con la información del evento, seguramente les pueda interesar publicarla.

Página web del evento: las personas que estén interesadas en asistir al evento gastronómico, seguramente quieran previamente a la inscripción, informarse en qué va a consistir, quiénes van a asistir, si tiene algún precio, horario…. Y para ello, es muy importante poder contar con una página web donde se informe de todo y facilite la inscripción de los asistentes.

Resultados: La realización del evento gastronómico obviamente se hace porque se quiere conseguir unos objetivos marcados previamente como puede ser: generar nuevos contactos, dar a conocer tu marca o empresa, networking, branding…. Es muy importante que, una vez finalizado el evento, analices el ROI (Retorno de la inversión). El ROI es el porcentaje que se calcula en función de la inversión y los beneficios obtenidos, de esta forma, podrás saber si el evento ha sido todo un éxito o si por el contrario, te ha costado el dinero.

Desde Gourmedia, esperamos que estos consejos te ayuden para que tu evento gastronómico sea todo un éxito.